Malang, 19 Juli 2026 — Ruang pertemuan RJD RPUA tampak berbeda dari biasanya pada Minggu siang (19/7). Sejak pukul 12.00 WIB, kader-kader PMII Rayon Pejuang UII Albab Komisariat Al Qolam Malang bersama kader KOPRI Rayon PUA Komisariat Al Qolam Malang mulai memenuhi ruangan untuk mengikuti PELATIHAN ADMINISTRASI yang mengusung tema “Menguatkan Tata Kelola Organisasi melalui Administrasi yang Berkualitas.”
Pelatihan menghadirkan M. Iklil Ramadhani, S.Pd sebagai pemateri dan dipandu oleh moderator Faiza Nurul Lita. Kegiatan diikuti oleh kader PMII dan KOPRI sebagai upaya meningkatkan kapasitas administrasi organisasi agar lebih tertib, profesional, dan sesuai dengan pedoman organisasi.
Dalam pemaparannya, pemateri menegaskan bahwa jantung organisasi adalah produk hukum. Seluruh aktivitas organisasi harus memiliki dasar hukum yang jelas, baik berupa keputusan, surat tugas, surat keputusan kepanitiaan, maupun dokumen resmi lainnya. Produk hukum menjadi landasan utama dalam menjalankan roda organisasi agar setiap program memiliki legitimasi dan dapat dipertanggungjawabkan.
Pernyataan tersebut kemudian diperkuat oleh pemateri dengan kalimat yang langsung memancing perhatian peserta:
“Jantung organisasi adalah produk hukum. Jika produk hukumnya lemah, maka seluruh aktivitas organisasi akan kehilangan arah dan legitimasi.”
Ucapan itu menjadi titik awal diskusi yang berlangsung. Beberapa peserta mengakui bahwa masih banyak kegiatan organisasi yang berjalan tanpa surat tugas, tanpa surat keputusan kepanitiaan, bahkan tanpa arsip yang jelas. Akibatnya, ketika terjadi pergantian pengurus, banyak dokumen hilang dan program tidak memiliki jejak administrasi yang bisa dipertanggungjawabkan.
Pemateri kemudian menguraikan bahwa dalam PMII terdapat tujuh bidang administrasi yang wajib dipahami setiap kader, yaitu:
• Administrasi persuratan
• Administrasi kepanitiaan
• Administrasi arsip
• Administrasi keanggotaan
• Administrasi keuangan
• Administrasi inventaris
• Administrasi umum
Menurutnya, tujuh administrasi tersebut bukan sekadar daftar materi, melainkan sistem yang saling berkaitan. Ia mengkritik kebiasaan sebagian pengurus yang hanya fokus membuat proposal kegiatan, tetapi mengabaikan pengarsipan, inventaris, dan laporan keuangan.
“Sering kali setelah acara selesai, proposal hilang, LPJ tidak ditemukan, stempel entah di mana, dan barang inventaris tidak jelas siapa yang memegang. Kalau seperti ini terus, organisasi akan sibuk mengulang kesalahan yang sama setiap periode.”
Pada sesi teknis persuratan, pemateri membedah secara detail standar surat resmi PMII. Ia menjelaskan bahwa kop surat dan lambang PMII pada amplop maupun surat resmi ditempatkan di sebelah kiri, sedangkan stempel kepanitiaan dibubuhkan di bagian kanan tanda tangan sebagai bentuk pengesahan dokumen. Kesalahan penempatan atribut organisasi dinilai dapat mengurangi nilai formalitas surat.
Suasana pelatihan semakin aktif ketika pemateri meminta peserta menunjukkan contoh surat yang pernah dibuat oleh kepanitiaan masing-masing. Beberapa contoh langsung dikritisi bersama, mulai dari penulisan nomor surat yang tidak konsisten, penggunaan bahasa yang kurang baku, hingga format kop surat yang berbeda-beda antar kegiatan.
Salah satu bagian yang paling banyak mendapat perhatian adalah pembahasan nomor surat keluar. Pemateri menekankan bahwa nomor surat tidak boleh dibuat sembarangan karena menjadi identitas resmi dokumen organisasi
Yang menarik, pelatihan ini tidak berhenti pada aspek teknis. Pemateri justru mengajak peserta melihat administrasi sebagai alat kontrol organisasi. Menurutnya, administrasi yang rapi akan mencegah penyalahgunaan wewenang, mempermudah evaluasi program, dan menjaga keberlanjutan organisasi dari satu periode ke periode berikutnya.
“Administrasi bukan pekerjaan sekretaris saja. Ketua rayon, ketua komisariat, bendahara, bahkan seluruh kader harus punya kesadaran administrasi. Jangan sampai budaya organisasi kita hanya kuat di forum, tetapi lemah di dokumen.”
Pernyataan tersebut memicu diskusi lanjutan mengenai budaya organisasi yang sering lebih menghargai kegiatan seremonial daripada kerja-kerja administratif. Beberapa peserta menilai bahwa kader yang teliti mengurus arsip dan laporan sering kali kurang mendapat apresiasi, padahal pekerjaan merekalah yang menjaga memori organisasi.
Selama pelatihan berlangsung, peserta tampak aktif mencatat, memotret contoh format surat, dan berdiskusi dalam kelompok kecil. Tidak sedikit yang langsung membuka laptop untuk memperbaiki format surat yang pernah mereka buat. Suasana ini menunjukkan bahwa pelatihan benar-benar menjadi ruang belajar bersama, bukan sekadar agenda formal untuk menggugurkan program kerja.
Menjelang akhir kegiatan, pemateri memberikan tantangan kepada seluruh peserta agar setelah pelatihan setiap kader diberi tugas kelompok dan tugas individu agar membuat surat.
Pelatihan ditutup dengan refleksi bersama bahwa kualitas organisasi tidak hanya diukur dari seberapa banyak kegiatan yang diselenggarakan, tetapi juga dari seberapa tertib organisasi tersebut mendokumentasikan setiap prosesnya.
Dengan terselenggaranya pelatihan ini, PMII Rayon Pejuang UII Albab menunjukkan bahwa penguatan administrasi bukan agenda pelengkap, melainkan langkah strategis untuk membangun organisasi yang lebih profesional, akuntabel, dan tahan terhadap krisis regenerasi. Di tengah tantangan organisasi mahasiswa yang sering kehilangan arsip dan kontinuitas program, pelatihan ini menjadi pengingat bahwa perubahan besar justru dimulai dari hal-hal yang sering dianggap kecil: surat, arsip, stempel, dan disiplin administrasi.
